Dienstag, 8. März 2011

Was viele Sekretärinnen noch nicht wissen


Die Redaktion von Sekada Daily empfiehlt Ihnen heute:


Was viele Sekretärinnen noch nicht wissen …

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Kennen Sie schon diese 7 Korrespondenz-Sünden?

So vermeiden Sie riskante Fehler in Ihren Briefen, E-Mails und Faxen.
Ihr Chef wird es Ihnen danken!

Liebe Leserin, lieber Leser,

die junge Assistentin war ziemlich aufgelöst, als sie mich nach meinem Seminar neulich um Rat fragte:

„Letzte Woche bat mich mein Chef, eine Einladung an einen wichtigen Geschäftspartner zu schreiben. Er gilt als potenzieller Großkunde, deshalb sollte ich mir was Besonderes einfallen lassen. Ich habe mir mit der Formulierung extra viel Mühe gegeben, um ihm den Besuch unserer Hausmesse so schmackhaft wie möglich zu machen.

Doch als Antwort kam nur eine kurze E-Mail, dass er geschäftlich unterwegs ist und sich meldet. Das klang eher wie eine Ausrede, als wenn er kein Interesse hätte. Mein Chef war natürlich sauer und fast den ganzen Tag ungenießbar. Ich habe das Gefühl, in der Hektik irgendetwas falsch gemacht zu haben, denn natürlich musste wie immer alles ganz flott gehen. Wenn ich nur wüsste, was mit der Einladung schiefgelaufen ist! Können Sie mir da einen Tipp geben?“

  
Claudia Hovermann

Claudia Hovermann ist Chefredakteurin des Sekretärinnen- BriefeManagers. Sie ist eine der gefragtesten Sekretärinnen- Trainerinnen Deutschlands und schult jedes Jahr viele Sekretärinnen und Assistentinnen. Die Korrespondenz ist eines Ihrer Spezialthemen.

 

Warum ich Ihnen diese Geschichte erzähle? …

Weil es vielen Sekretärinnen und Assistentinnen in Sachen Korrespondenz genauso geht!

Sicher wissen Sie,

  • dass „verbleiben“, „bezüglich“, „Bezug nehmend“, „hiermit“ und viele andere gern genutzte Begriffe in Geschäftsbriefen schon als Korrespondenz-Unwörter gelten,
  • dass „Bezug nehmend“ oder „Wir danken Ihnen für das uns entgegengebrachte Vertrauen“ von den Empfängern als Bürokraten-Deutsch bezeichnet wird,
  • dass „für Rückfragen stehe ich Ihnen jederzeit zur Verfügung“ grammatisch falsch und langweilig ist.

Aber kennen Sie die Alternativen?

Und wissen Sie auf Anhieb …

  • wie Sie Vorstandsvorsitzende richtig anschreiben?
  • welche E-Mail-Sünden Sie unbedingt vermeiden sollten, zum Beispiel in der Signatur?
  • welche DIN 5008-Fettnäpfchen in jedem Brief lauern?

Ganz ehrlich: Sind Sie manchmal unsicher, ob sich in Ihrer Korrespondenz nicht auch riskante Fehler eingeschlichen haben? Aus meiner Erfahrung als Chefsekretärin weiß ich ganz genau, dass Sie zwischen …

Eingangs- und Ausgangspost … Meetings vorbereiten … Geschäftsreisen und Termine für Ihren Chef organisieren … Unterlagen für Kollegen zusammenstellen … Geschäftspartner Ihres Chefs empfangen …

… wahrlich keine Zeit haben, in jedem Brief genau die richtigen Worte zu finden und sich neue Formulierungen auszudenken!


Doch das Paradoxe ist:

Jeder Brief, jede E-Mail, jedes Fax aus Ihrer Hand ist die Visitenkarte Ihres Chefs und auch Ihre eigene als Sekretärin!

Alles, was Sie für Ihren Chef schreiben, wird tagtäglich von einflussreichen Menschen gelesen. Von wichtigen Geschäftspartnern, anspruchsvollen Kunden oder solchen, die es werden könnten.

Nur ein falsches Wort reicht aus und Ihre Firma gilt als

altbacken, bürokratisch oder sogar unprofessionell!

Und das kann – wie bei der Assistentin aus meinem Seminar – eine Menge Schaden anrichten. Es kann sogar über das NEIN einer wichtigen Geschäftsbeziehung mit Ihrem Chef entscheiden.

Deshalb müssen Ihre Briefe und E-Mails nicht nur gut, sondern PERFEKT sein.

Ihre Briefe müssen überzeugen, bewegen und begeistern!

Ihr Chef verlässt sich da wie immer voll und ganz auf Sie.

Doch woher die Zeit für die richtigen Worte und Formulierungen nehmen, wenn Sie im Sekretariats-Trubel nicht wissen, wo Sie zuerst anfangen sollen?

Stellen Sie sich vor, Sie hätten ab sofort einen heimlichen Helfer, der Ihnen garantiert jedes „Fettnäpfchen“ in Ihrer Korrespondenz erspart und Ihnen solche Extraklasse-Briefe wie auf Knopfdruck liefert …

Damit Ihr Chef aus allen Wolken fällt und Sie lobt:

„Der Brief an Professor Gebauer war wieder vom Feinsten. Beim Essen schwärmte er, so eine stilvolle, persönlich formulierte Einladung hätte er selten bekommen. Wie machen Sie das nur immer?“ …

Ihr Geheimnis ist:

SekretärinnenBriefeManager   

der SekretärinnenBriefeManager

Egal ob Glückwünsche, Einladungen, Dankschreiben, schwierige Briefe wie kurzfristige Terminabsagen, Kondolenzschreiben oder rechtlich einwandfreie Abmahnungen und Arbeitszeugnisse:

Ab jetzt kann bei Ihren Briefen, E-Mails und Faxen garantiert nichts mehr schiefgehen.

Denn der SekretärinnenBriefeManager ist die aktuellste Sammlung der besten Briefe, Formulierungen und Text-Bausteine für Ihre gesamte Korrespondenz!

Alles ist absolut DIN 5008-gerecht, zeitgemäß und stilvoll geschrieben. Alle Briefe und E-Mails stammen aus der Feder erfahrener Korrespondenz-Profis und wurden zusätzlich von unabhängigen Textprofis geprüft.


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Nie wieder überlegen, formulieren und prüfen – nie wieder Zeit verschwenden!

Der SekretärinnenBriefeManager nimmt Ihnen die gesamte Korrespondenz-Arbeit ab. Sie können alle Briefe direkt übernehmen oder einzelne Formulierungen einfach in Ihr eigenes Schreiben einbauen.

Unsere Kundin Claudia M. aus Rosenheim hat es in ihrem Erfahrungsbericht auf den Punkt gebracht:

„Je nach Bedarf ein wenig anpassen – fertig.“

Mit einem freien Kopf gehen Sie an Ihre nächste Aufgabe, ohne sich mit diesen Fragen zu belasten:

„Habe ich bei Professor Gebauer auch den richtigen Ton getroffen?“

„Schreibt man das heute noch so?“

„Habe ich in der Hektik auch keinen Grammatik- oder Rechtschreibfehler übersehen?“ Und, und, und.

Und wenn Sie Ihrem Chef doch mal beweisen müssen, dass die Anrede „Eheleute“ und „Ehepaar“ total verstaubt ist und man in „bösen“ Briefen auf keinen Fall mehr „Hochachtungsvoll“ schreibt, haben Sie mit Ihrem SekretärinnenBriefeManager jetzt den hieb- und stichfesten Beweis.

  

„Sehr gut geschrieben, sagt mein Chef.“

Claudia M. aus Rosenheim über Ihre Erfahrungen mit dem SekretärinnenBriefeManager

Der SekretärinnenBriefeManager ist wirklich genial! Er hat mir schon viel Zeit und Nerven gespart. Für jedes erdenkliche Thema gibt es fertig formulierte Vorlagen in verschiedenen Brief-Stilen. Je nach Bedarf noch ein wenig anpassen, fertig.

Und die zusätzlichen Informationen und Tipps zu den einzelnen Themen sind ebenfalls super. Besonders bei so heiklen Schreiben wie Kondolenzbriefen, Bewerbungsabsagen und Genesungswünschen fehlen mir jetzt nie mehr die Worte.

Erst kürzlich meinte mein Chef „Sehr gut geschrieben“ zu einem meiner Briefe. Und als er fragte, ob man das auch wirklich so schreibt, konnte ich ganz gelassen auf den Sekretärinnen
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Das heißt: In nur drei Minuten – noch ehe Ihr Chef wieder an seinem Schreibtisch sitzt – legen Sie ihm mit einem Augenzwinkern den perfekten Brief zur Unterschrift vor. Er wird sich wundern, wie Sie sich neben Ihrem hohen Arbeitspensum noch solche tollen Briefe aus dem Ärmel schütteln.

Sie brauchen wirklich nur noch:

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  2. anpassen
  3. ausdrucken ⇒ FERTIG!
  

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Damit sind Sie an Effizienz nicht mehr zu übertreffen. Nutzen Sie die gewonnene Zeit, um Ihrem Chef bei anderen Tätigkeiten unter die Arme zu greifen oder um einfach mal abzuschalten. Stellen Sie sich vor, Sie gehen pünktlich nach Hause und für heute ist alles erledigt.

Sie denken jetzt vielleicht: „In nur drei Minuten soll der Brief fertig sein? 83%? Tolle Geschichte, aber das kann ich mir beim besten Willen nicht vorstellen.“

Lassen wir es doch einfach mal auf einen Test ankommen. Ich biete Ihnen an, ganze 14 Tage mit dem SekretärinnenBriefeManager völlig kosten- und risikofrei zu arbeiten. Überzeugen Sie sich einfach selbst und spüren Sie, welche Wunder er in Ihrem Sekretariat bewirkt.


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  • Kurzfristige Terminabsagen charmant und pfiffig geschrieben, ohne dass Ihr Chef in einem schlechten Licht dasteht.
    Beitrag A 123
  • Gratulationen und Glückwünsche so originell und persönlich, dass sie noch lange in bester Erinnerung bleiben.
    Im Beitrag G 300
  • Kondolenzschreiben, die wirklich trösten und nicht nach einer „Pflichtübung“ aussehen. Beitrag K 448
  • Antworten auf Beschwerden, mit denen Sie das Ruder ganz galant herumreißen und sogar „fluchtgefährdete“ Kunden wieder auf Ihre Seite ziehen. Beitrag E 676
  

Serienbriefe so einfach wie nie! Kennen Sie schon die einfache Verknüpfung, die Ihnen Serienbriefe wie am Fließband liefert? Auch für Word 2007. Beitrag S 352

Zeiträuber E-Mail-Verteiler! Wie Sie die E-Mail-Flut stark eindämmen und damit noch mehr Zeit sparen, lesen Sie im Beitrag E 510/13

  • Einladungsschreiben, mit denen Sie potenzielle Kunden magisch anziehen und begeistern.
  • Mahnungen mit der richtigen Mischung aus Konsequenz und Charme, damit der Kunde zahlt, ohne ihn zu verprellen.
  • Absagen auf Bewerbungen – aufbauend und sicher formuliert, damit Ihr Chef von den Beleidigten ferngehalten wird, die hartnäckig nach Rechtslücken suchen.

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Schlagen Sie einfach in Ihrem SekretärinnenBriefeManager nach.

Sie müssen nicht mehr recherchieren, Anwälte anrufen oder nachfragen.

Verblüffen Sie Ihren Chef, wie schnell und sicher Sie auch solche heiklen Briefe meistern.

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Auch das haben Sie vielen Kolleginnen voraus …

Sie schreiben absolut DIN 5008-gerecht

DIN 5008-Norm

Denn alle Musterbriefe des SekretärinnenBriefeManagers sind auf dem neuesten Stand der DIN 5008-Norm geschrieben und wurden danach geprüft. Viele Sekretärinnen und Assistentinnen sind sich oft unsicher, ob ihre eigenen Briefvorlagen auf dem neuesten Stand der DIN 5008-Norm sind. Im Kapitel DIN 5008 finden Sie von Abkürzen bis Zentrieren die neuesten DIN 5008-Regeln im Überblick. Damit können Sie Ihre eigenen Briefe schnell prüfen und aktualisieren.

Damit machen Sie sich völlig unersetzlich:

Mit den besten Geschäftsbriefen in British und American English sind Sie auch weltweit das 1a-Aushängeschild Ihres Chefs

Ihr Chef ruft Sie von unterwegs an und bittet Sie mal schnell (!) eine E-Mail an einen potenziellen Kunden in New York zu schreiben.

Mit den Worten …

„Und schreiben Sie so, dass er gar nicht anders kann, als sich mit mir zu treffen!“
und legt auf …

Klar sind Sie fit in Business-Englisch. Doch wie sieht eine korrekte amerikanische Geschäftskorrespondenz genau aus? Jedes Wort, jedes Zeichen muss einwandfrei sitzen, und das auch noch schnell!

Nicht nur peinlich, sondern das K.o. für diese äußerst wichtige Geschäftsbeziehung: wenn Sie falsche oder missverständliche Formulierungen benutzen. Und was ist, wenn Sie in der Hektik einen Fehler übersehen haben? …

  

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Die Gedanken kreisen:

Kommt hinter „Dear Mr Young“ ein Doppelpunkt oder ein Komma?

Oder schreibe ich nicht eher „Dear Peter“?

Schreibt man hier auch „Yours sincerely“ oder „Sincerely yours“? Und danach ein Komma? …

Aber was schreibe ich, wenn ich ihn mit dem Vornamen angeschrieben habe?

Tja, auch diese Herausforderung erledigen SIE jetzt mit LINKS!

Beitrag E 300

Denn nur im SekretärinnenBriefeManager finden Sie formvollendete Musterbriefe in Ia British und American English. Geschrieben von Muttersprachlern, die dazu erfahrene Korrespondenz-Profis sind.

Ohne Sekretaerin laeuft nichts

Im Beitrag E 300 geben sie Ihnen exklusiv die tiefsten Einblicke in die englischen und amerikanischen Korrespondenz-Gepflogenheiten.

Auch weltweit sieht man sofort, dass Sie „eine Sprache“ sprechen und wie hoch professionell Sie arbeiten. Grund genug, dem Termin zuzusagen.

Ihr Chef wird froh sein, Sie als seine „rechte Hand“ zu haben. Nicht nur, weil Sie wie ein Ass zwischen British und American English wechseln können, sondern weil IHRE Geschäftsbriefe ihm auch international gute Kontakte bringen.

Mit diesem Argument können Sie ganz locker und gelassen in die nächste Gehaltsverhandlung gehen.

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Den exklusiven Online-Korrespondenz-Kurs

Zertifikat picture

Wollten auch Sie schon immer Ihr gesamtes Korrespondenz-Wissen prüfen oder auf den neuesten Stand bringen? … Doch dafür war bisher keine Zeit?

Nun, dann habe ich heute gute Nachrichten für Sie. Denn jetzt gibt es für Sie den Online-Korrespondenz-Kurs. Extra ins Leben gerufen für Sie als Sekretärin oder Assistentin und mit wenig Zeitaufwand zu absolvieren. Dieser Kurs macht Sie topfit in:


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Und das auch noch kostenlos! Ja, Sie haben richtig gelesen. Als Kundin des SekretärinnenBriefeManagers kostet Sie dieser exklusive Kurs keinen Cent! Andere Sekretärinnen und Assistentinnen bezahlen dafür 145 Euro!

Für Ihre Personalunterlagen bekommen Sie ein Original-Abschluss-Zertifikat. Zeigen Sie es Ihrem Chef, denn daran sieht er noch einmal schwarz auf weiß, was er an Ihnen hat:

Eine geniale Sekretärin, welche die neuesten Korrespondenz-Regeln nicht nur im Schlaf beherrscht, sondern sich neben ihrem hohen Arbeitspensum auch noch in Eigeninitiative weiterbildet.

Auch die Geschäftspartner Ihres Chefs werden ihn um seine Sekretärin beneiden.

Dieser Abschluss gibt Ihnen auch das gute Gefühl, auf dem hart umkämpften Arbeitsmarkt gefragt zu sein. Ihr Zertifikat ist das beste Empfehlungsschreiben, wenn Sie sich vielleicht einmal neu bewerben.

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  • Die 9 wichtigsten Formulare. Von der Hotelreservierung bis zum Messe-Bericht finden Sie alles im Beitrag F 522. Sie brauchen fast nur noch ankreuzen! Unnötiger Schreib- und Papierkram hat ein Ende!

Schützen Sie sich vor rechtlichen Fallen !

Erschreckend viele Sekretärinnen bewegen sich in diesen Fällen immer noch auf sehr dünnem Eis! Doch Sie können jetzt auf Nummer sicher gehen!

  • Kündigung per Einschreiben?! Warum das sehr riskant ist, lesen Sie
    in den K-Tipps.
  • Wer darf was unterschreiben? Damit Sie zum Beispiel Bestellungen im Streitfall nicht aus Ihrer eigenen Tasche bezahlen müssen, lesen Sie Kapitel U 510.
  • Vollmachten! Was tun, wenn Ihr Chef nicht erreichbar ist, der Buchhalter zur Kur und Sie eine dringende Bankangelegenheit regeln müssen? Was muss unbedingt in einer Handlungsvollmacht stehen? Lesen Sie Beitrag V 610.

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… und das ohne Zusatzkosten! Entlasten auch Sie sich mit diesem exklusiven Service-Paket, auf das nur Sie als Kundin des SekretärinnenBriefeManager ein Anrecht haben:

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„Wenn du mal nicht weiterweißt, kannst du hier nachschlagen oder die Hotline anrufen.“ Inga B., Hamburg

„Kein langes Suchen im Internet! Wenn einem mal die Worte fehlen, man sich nicht mehr sicher ist, wie etwas geschrieben wird, oder man sucht einfach nur eine Idee, greift man einfach zum SekretärinnenBriefeManager“.
Anna L., Marl

„Zu jeder Situation die besten Briefe. Schnelle Hilfe auch in Notsituationen!“
Patricia S., Chemnitz

„Flotte, zeitgemäße Formulierungen, die sich von ‚normaler‘ Korrespondenz abheben.“ Lena G., Bayreuth

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Ich freue mich auf Ihre Antwort.

Ihre

Claudia Hovermann


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